امروزه اکثر سازمان های دولتی و خصوصی برای کنترل تردد پرسنل از سیستم حضور و غیاب استفاده می کنند . در واقع امروزه نمی توان تصور کرد که سازمان های بزرگ یا حتی کوچک به صورت دستی و سنتی کنترل تردد پرسنل خود را انجام دهند . سیستم حضور و غیاب کاملا جایگزین روش قدیمی شده است .

در این مطلب قصد داریم تا به طور کامل سیستم حضور و غیاب را بررسی کنیم و مشخصات آن را عنوان کنیم و همچنین نکات طلایی را به شما خواهیم گفت تا در هنگام خرید سیستم حضور و غیاب انتخاب مناسبی داشته باشید .

سیستم حضور و غیاب چیست؟

در ابتدا بهتر است که سیستم حضور و غیاب را تعریف کنیم . این دستگاه شامل سیستم فیزیکی و کامپیوتری است و از قابلیت ثبت زمان ورود و خروج پرسنل برخوردار است . در واقع سیستم حضور و غیاب به پرسنل در سازمان این امکان را می دهد تا ورود و خروج خود را به طور الکترونیکی ثبت کنند .

خرید سیستم های حضور و غیاب در انواع برند ها از سایت سها ای شاپ!

تاریخچه دستگاه حضور و غیاب

با گذر زمان ایجاد نظم در شرکت ها در خصوص ورود و خروج پرسنل و محاسبه مقدار حقوق آن ها به یک نیاز اساسی تبدیل شد . در سال 1888 میلادی اولین دستگاه کنترل تردد توسط یک جواهر فروش نیویورکی انجام گرفت . این دستگاه به این صورت بود که از چرخ دنده هایی تشکیل شده بود که با ساعت کنترل میشد و زمان دقیق حضور افراد با توجه به کد پرسنلی بر روی یک نوار کاغذی ثبت میشد .

اجزای سیستم حضور و غیاب

یک دستگاه حضور غیاب از برد الکترونیکی ، رم ، پردازنده ، حافظه ذخیره سازی ، صفحه نمایش ، پورت های ارتباطی ، کیس و ابزار شناسایی که شامل کارتخوان ، سنسور ، اثر انگشت و تشخیص چهره است . دستگاه های جدید حضور و غیاب علاوه بر این که تردد کارکنان را ثبت می کند این قابلیت هم دارد که در بخش کنترل دسترسی مورد استفاده قرار گیرد . در واقع سیستم های جدید با اتصال خروجی رله به گیت های کنترل تردد ، راهبند ها ، قفل های برقی ، درب ها و … می تواند تردد و دسترسی افراد را کنترل کند .

نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب

این دستگاه از یک سیستم ورودی برخوردار است و امکان ورود اطلاعات را به افراد می دهد . این ورودی دارای انواع مختلفی است می تواند ورود رمز باشد یا حتی ممکن است که یک دستگاه تشخیص چهره باشد و یا از سیستم اثر انگشت برخوردار باشد .

هنگام راه اندازی سیستم حضور و غیاب ، اطلاعات پرسنل به مانند اسکن چهره و اثر انگشت به سیستم داده می شود . سیستم هم این اطلاعات را آنالیز می کند و اطلاعات تصویری که دریافت شده است رمزنگاری می شود و این اطلاعات پرسنل ذخیره می شود .

سپس فرد در هنگام نزدیک شدن فرد برای ثبت ورود و خروج اطلاعات را دریافت می کند و با محتویات ذخیره شده مقایسه می شود و فرآیند تایید هویت انجام می شود . این نوع مکانیزم در انواع دستگاه های حضور و غیاب وجود دارد .

دستگاه حضور و غیاب کارتی

یکی از مدل های سیستم حضور و غیاب ، سیستم کارتی می باشد . در این نوع سیستم ثبت تردد به وسیله کارت انجام می شود . می توان با کارت های مغناطیسی به مانند RFID و مایفر ثبت تردد را انجام داد . در این مدل کدی که در کارت وجود دارد با استفاده از میدان مغناطیسی خوانده می شود .

سیستم حضور و غیاب انگشتی

یکی دیگر از شیوه های ثبت تردد ، اثر انگشت می باشد . این روش بسیار مطمئن است به این دلیل که هر فردی اثر انگشت مختص خود را دارد و روش منحصر به فردی برای ثبت تردد می باشد . ثبت اثر انگشت در این نوع سیستم ها از پروسه طولانی برخوردار است .

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

یکی دیگر از روش های ثبت و کنترل تردد ، تشخیص چهره است . در این شیوه به این صورت است که در ابتدا اجزا صورت را ذخیره می کند و برای هر شخص ثبت می کند و در صورت قرار گرفتن شخص در جلوی دوربین آن را تشخیص می دهد . البته امروزه برای روش مطمئن تر و قابل اطمینان از نور مادون قرمز استفاده می شود که به صورت فرد تابانده می شود و یک چهره سه بعدی را ذخیره می کند . این روش از امنیت بالاتری برخوردار است .

سیستم حضور و غیاب رمزی

روش ثبت رمز ورود برای هر شخص از دیگر شیوه های ثبت تردد است . در ابتدا به هر شخصی کد پرسنلی یا همان کد خاص داده می شود و فرد با کد مخصوص خود اقدام به ثبت حضور و غیاب می کند . به طور مستقیم از این نوع سیستم گزارش گیری کرد .

مزیت سیستم حضور و غیاب

صرفه جویی در وقت و هزینه

برای مدیریت ورود و خروج

ایجاد گزارشهای روزانه، هفتگی، ماهیانه، سالیانه، مرخصی و … درکمترین زمان

اجرای صحیح تمامی قوانین مرتبط با کار

مدیریت آسان شیفت ها – ثابت یا چرخشی

مدیریت اضافه کاری ها، مرخصی ها، ماموریت های سازمانی

دسترسی به آرشیو کامل اطلاعات در تمامی زمان ها

جلوگیری از خطاهای انسانی

کنترل آسان تردد کارمندان

برای خرید سیستم حضور و غیاب باید به چه نکاتی توجه داشته باشید؟

یکی از خصوصیاتی که باید توجه داشته باشید این است که سیستم حضور و غیاب باید به صورت خودکار زمان را ثبت کند . باید به نکته دیگری که توجه داشته باشید این است که سیستم مورد نظر به سادگی غایبان را مدیریت کند و گزارش دهی دقیقی از حضور کارکنان و پرداخت حقوق آن ها داشته باشد . برخی از سیستم های حضور و غیاب از قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد را دارند و سیستم خوب سیستمی است که از قابلیت یکپارچه سازی با برنامه های پرداخت هم داشته باشد . از دیگر نکاتی که در هنگام خرید باید به آن توجه داشته باشید ، دسترسی آسان به اطلاعات می باشد .

کلام آخر

سیستم های حضور و غیاب برای شرکت ها و سازمان های خصوصی و دولتی بسیار کاربردی است . با خواندن این مطلب علاوه بر این که با دستگاه حضور و غیاب آشنا می شوید ، تمام نکات و ویژگی هایی که یک سیستم حضور و غیاب باید داشته باشد هم آگاه می شوید . برای خرید سیستم های حضور و غیاب در برند های مختلف می توانید به سایت سها ای شاپ مراجعه کنید .